VINCULACIÓN DE DATOS

VINCULACIÓN DE DATOS

Un vínculo en Excel lo que te permite es copiar los datos de una hoja a otra tanto del mismo libro como de libros diferentes y lo que es más importante dicho vínculo hace que si el dato de la hoja inicial o origen cambia, este cambio también se realiza en la hoja destino.

Para explicar este tema primero vas a realizar un vínculo entre dos hojas del mismo libro de Excel y luego entre dos hojas de libros diferentes

Una aplicación práctica de esta herramienta: Imagina que tienes un libro con los baremos o precios de ciertos productos y en otra el resultado de las ventas que consiste en multiplicar el precio por la cantidad vendida, si cambian los precios en el libro de origen y los tienes vinculados en el libro destino automáticamente al cambiar los primeros se cambian los segundos.


  DIFERENTES HOJAS EN UN MISMO LIBRO

Los pasos a seguir para vincular hojas del mismo libro son los siguientes:

1. Abre un libro de Excel en blanco.

2. Situado en la hoja 1 escribe en la celda A1 un dato, por ejemplo escribe un 2. Pulsa Intro.

3. Ahora Copia este dato.

4. Sitúate ahora en la hoja 2 del libro, en la celda B5 por ejemplo, o en la que quieras

5. Arriba a la izquierda en la pestaña Inicio, tienes el icono Pegar con una flecha negra debajo del título, despliega para ver las opciones existentes pinchando sobre ella. Elige Pegar vínculos.

6. Vuelve a situarte en la hoja 1, vas a cambiar el dato ahora escribe 222222.

7. Ve a la hoja 2 y comprueba que el cambio se ha realizado.

8. Además fíjate en la barra de formulas, está escrito: =Hoja1!$A$1 es la sintaxis que Excel da a las celdas vinculadas del mismo libro. En la primera parte se refiere al nombre de la hoja y en la segunda a la celda de dicha hoja.

9. Si la hoja tuviese nombre aparecerá dicho nombre en vez de Hoja1.

Muy bien pues ahora se trata de hacer los mismo pero en dos libros diferentes.

Los pasos a seguir son idénticos solo que necesitas tener abiertos dos libros diferentes de Excel.

Relación entre hojas.

Hacer referencia, desde una hoja de cálculo, a la celda de otra hoja del mismo libro es tan simple como la de anteponer el nombre de la hoja seguido del signo de admiración derecho !, antes de la dirección de la celda. 

Cuando nos referimos a la celda B10, nos estamos siempre refiriendo a la celda B10 de la hoja actual de trabajo, en la que estamos.

Sin embargo si queremos aludir a la celda B10 pero de otra hoja, es decir, que esté situada bajo otra solapa del libro, antepondremos a la referencia de la celda el nombre de la hoja de la manera que hemos indicado. Así pues, si la celda que deseamos referenciar es la B10 de la hoja llamada Ingresos, la referencia sería: Ingresos!B10.

Cuando construimos fórmulas y las creamos señalando mediante clic en ellas, las diferentes celdas que intervienen en ella, basta con hacer clic en dichas celdas. Ahora bien, cuando la celda que queremos utilizar aparece en otra hoja, primero deberemos posicionarnos en esa hoja haciendo clic en su solapa y cuando estemos en esa hoja, clic en su celda o celdas.

Ejemplo: se han introducido los datos correspondientes al año 2007 en una hoja de cálculo y los del año 2008 en otra, tal y como muestran las siguientes imágenes.

• Datos del año 2007:

• Datos del año 2008:

Para obtener en la tercera hoja del libro los resultados correspondientes a la suma de los años 2007 y 2008 los pasos a seguir son:

1. Hacer clic sobre la solapa de la hoja Totales y situarse en la celda B4.

2. Introducir el signo " =".
    
3. Hacer clic sobre la solapa de la hoja año 2007 y situarse en la celda B4, esta quedará resaltada y su dirección se situará en la barra de fórmulas. Observar que delante de la dirección de la celda se presenta el nombre de la hoja -entre apóstrofos-,  seguido del signo !.

4. Introducir el signo "+", este aparece en la barra de fórmulas y la celda antes indicada deja de estar resaltada, quedando el operador "+" introducido en la fórmula.

5. Hacer clic sobre la solapa de la hoja año 2008 y situarse en la celda B4.

6. Pulsar la tecla Intro, para finalizar la fórmula. En la celda B4 de la hoja Totales se presentará la suma de los ingresos del primer trimestre de los años 2007 y 2008.
7. En este caso, se puede copiar la fórmula hacia abajo y hacia la derecha rellenándose automáticamente la tabla de la hoja Totales, tal y como muestra la siguiente imagen ya que las referencias relativas siguen funcionando con la misma filosofía de trabajo que cuando solo trabajábamos en una hoja.
    
8. Se remienda situar el cursor ahora en las distintas celdas para observar en la barra de fórmulas la fórmula que contienen.

Agregar leyenda

MUY IMPORTANTE: Un error muy frecuente por parte de los usuarios cuando, como en este caso, desde una celda de una hoja y mediante una fórmula se desea referenciar celdas de otra hoja es que cuando se termina de señalar una referencia en otra hoja, para dar por concluida la fórmula se vuelve a hacer clic en la hoja inicial -desde la que se inició el proceso-. En este caso, la última referencia hecha en otra hoja, se convierte a referencia de la hoja inicial cambiando drásticamente el significado de la fórmula deseada.

Mucho cuidado con este caso. Si la fórmula concluye referenciando una celda de otra hoja, pulsar Enter para terminarla cuando nos encontramos situados en esa otra hoja. No volver a hacer clic en la hoja origen en la que se está escribiendo la fórmula. En ningún caso, regresar a la hoja inicial. Ojo por lo tanto al punto 6 de la anterior secuencia de pasos.

DIFERENTES LIBROS

Los pasos a seguir para vincular hojas de diferentes libros son los siguientes

1. Abre dos libros diferentes de Excel, de serie sus nombres serán Libro1 y Libro2.

2. Realiza los pasos 2 a 8 de la explicación anterior.

(2. Situado en la hoja 1 escribe en la celda A1 un dato, por ejemplo escribe un 2. Pulsa Intro.

3. Ahora Copia este dato.

4. Sitúate ahora en la hoja 2 del libro, en la celda B5 por ejemplo, o en la que quieras

5. Arriba a la izquierda en la pestaña Inicio, tienes el icono Pegar con una flecha negra debajo del título, despliega para ver las opciones existentes pinchando sobre ella. Elige Pegar vínculos.

6. Vuelve a situarte en la hoja 1, vas a cambiar el dato ahora escribe 222222.

7. Ve a la hoja 2 y comprueba que el cambio se ha realizado.

8. Además fíjate en la barra de formulas, está escrito: =Hoja1!$A$1 es la sintaxis que Excel da a las celdas vinculadas del mismo libro. En la primera parte se refiere al nombre de la hoja y en la segunda a la celda de dicha hoja.)

3. Comprueba que en la barra de formulas está escrita la sintaxis de esta acción, donde se hace referencia al los libros y a las hojas vinculadas. Puedes seguir practicando copiando y pegando con vinculación entre diferentes hojas de diferentes libros y en diferentes celdas.